Sådan bruger Adminbox AI til at give hurtigere og bedre service

Kort svar

Adminbox bruger AI til automatisk at oversætte hjemmesidens indhold til engelsk, svensk, norsk og tysk. Det er et konkret eksempel på, hvordan teknologien kan gøre information mere tilgængelig på tværs af sprog. Samtidig er gratis interaktive værktøjer tilgængelige på hjemmesiden, og sager håndteres af menneskelige rådgivere. Livechatten er bemandet af rigtige mennesker – ikke en AI-bot.

Vores grundprincip er, at AI kan støtte arbejdet, men mennesker skal vurdere og beslutte, når en sag kræver fagligt skøn. Kundernes følsomme dokumenter skal ikke indtastes i offentlige AI-værktøjer, og juridisk eller skattemæssigt indhold skal kvalitetssikres. Det er de principper, der bør guide enhver brug af AI i en servicevirksomhed.

AI skal gøre information mere tilgængelig

Kunstig intelligens er blevet en del af mange virksomheders samtale om service. Men ordet AI kan dække over meget forskelligt: automatiske oversættelser, tekstforslag, analyseværktøjer og samtalerobotter er ikke det samme. Derfor er det vigtigt at være konkret om, hvad teknologien bruges til, og hvad den ikke bruges til.

For Adminbox er et synligt eksempel automatisk oversættelse af hjemmesiden. Indhold oversættes med AI til engelsk, svensk, norsk og tysk. Det gør det muligt for besøgende at læse information på flere sprog uden at begrænse sig til den danske version. Oversættelse er nyttig, fordi selskabsforhold og administration ofte går på tværs af landegrænser.

Automatisk oversættelse er dog ikke det samme som juridisk rådgivning på et andet sprog. En oversat tekst kan hjælpe læseren med at forstå emnet og finde relevant information, men den konkrete vurdering af en virksomheds forhold kræver fortsat, at sagen bliver undersøgt af mennesker. Faglige begreber kan have særlige betydninger i forskellige lande, og en maskinoversættelse bør ikke stå alene, når en beslutning har juridiske eller skattemæssige konsekvenser.

Det er en vigtig skelnen: AI kan hjælpe med at gøre information tilgængelig, mens ansvarlig rådgivning handler om at forstå konteksten. Oversættelse kan åbne døren til informationen. Den kan ikke i sig selv afgøre, hvad informationen betyder for netop din virksomhed.

Værktøjer, der hjælper dig med at undersøge muligheder

Hjemmesiden tilbyder gratis interaktive værktøjer, som kan hjælpe dig med at undersøge emner og sammenligne muligheder. Du kan blandt andet bruge selskabsstruktur-byggeren, som gør det muligt at arbejde med selskabsstrukturer. Der findes også værktøjer som momsberegneren, selskabsform-sammenligneren, skatteberegneren for lande og værktøjet til at undersøge inkasso.

Et interaktivt værktøj kan være nyttigt som første skridt: Det kan hjælpe med at strukturere spørgsmål, se på mulige scenarier eller finde et emne, du bør undersøge nærmere. Resultatet bør læses som information og ikke automatisk som en individuel anbefaling. Forudsætningerne betyder noget. Et beregnerresultat kan ændre sig, hvis oplysningerne eller reglerne ændrer sig, og et værktøj kan ikke nødvendigvis kende alle forhold i din situation.

Det samme gælder, når man søger information på en hjemmeside. En søgning med forslag som “Mente du” kan hjælpe brugeren med at finde relevant indhold, selvom søgeordet er stavet anderledes eller ikke passer helt til sidens formulering. Den slags hjælp handler om at finde information – ikke om at træffe beslutninger på brugerens vegne.

Brug værktøjerne som en måde at blive bedre forberedt på. Notér de spørgsmål, beregningen rejser, og hvilke antagelser du har lagt ind. Hvis svaret har betydning for selskabsstruktur, skat eller andre vigtige forhold, bør du få det vurderet i den konkrete sammenhæng.

Mennesker tager sig af sagerne

Når en kunde har en konkret sag, er det mennesker, der håndterer den. Adminbox’ rådgivere arbejder med sagerne, og kunder taler med rigtige mennesker. Livechatten er bemandet – den er ikke en AI-bot. Det er værd at sige tydeligt, fordi det kan være svært for brugere at vide, om de kommunikerer med en person eller et automatiseret system.

Menneskelig sagsbehandling betyder ikke, at alle spørgsmål nødvendigvis har et enkelt svar. Tværtimod kan behovet for dialog være størst, når flere forhold spiller sammen. En rådgiver kan stille opfølgende spørgsmål, undersøge forudsætninger og forklare, hvorfor forskellige løsninger kan være relevante. Det er en anden opgave end at gengive en generel tekst eller vise et beregnet scenarie.

Vores princip er derfor, at AI kan understøtte arbejdet, men at mennesker skal træffe vurderinger og beslutninger. Det er især vigtigt i juridiske og skattemæssige sammenhænge, hvor et svar uden de relevante fakta kan være misvisende. Teknologi kan være nyttig, men ansvaret for god rådgivning kræver faglig vurdering og tydelig kommunikation.

Når du kontakter os, kan du derfor forvente at tale med et menneske – også via livechatten. Du kan læse mere om mulighederne for rådgivning eller finde oplysninger på kontakt.

Principper for ansvarlig brug af AI

En virksomheds AI-praksis bør ikke alene vurderes på, hvor avanceret teknologien er. Det vigtigste er, om brugen er passende, sikker og til at forstå for kunden. Følgende principper er relevante, når AI indgår i service og administration.

AI støtter – mennesker beslutter

AI kan være et hjælpemiddel til at bearbejde eller præsentere information, men et automatisk output bør ikke forveksles med en menneskelig faglig afgørelse. En person skal tage stilling, når der kræves skøn, når oplysningerne er uklare, eller når konsekvensen af et forkert svar kan være betydelig.

Det er en praktisk regel for både virksomheder og kunder: Brug AI til at komme videre med en opgave, men vær tydelig om, hvornår et menneske skal kontrollere resultatet. Jo større konsekvenser en beslutning kan få, desto vigtigere bliver kontrollen.

Følsomme dokumenter hører ikke hjemme i offentlige AI-værktøjer

Offentlige AI-tjenester kan have forskellige vilkår for håndtering af input. Derfor bør man ikke indtaste kunders følsomme dokumenter, personoplysninger eller fortrolige virksomhedsoplysninger i sådanne tjenester. Det gælder også, selvom det virker bekvemt at bede et værktøj om at opsummere en fil eller formulere et svar.

Hvis en virksomhed overvejer AI til behandling af fortrolige oplysninger, kræver det en særskilt vurdering af værktøjet, databeskyttelse, adgangsstyring og de gældende aftaler. Indtil der er et egnet og godkendt setup, er den sikre hovedregel at holde følsomme kundedokumenter ude af offentlige AI-værktøjer. Fjernelse af navne er heller ikke altid nok: Oplysninger om en virksomhed eller en sag kan stadig gøre indholdet genkendeligt.

Juridisk og skattemæssigt indhold skal kvalitetssikres

Regler og praksis kan ændre sig, og små detaljer kan ændre betydningen af et svar. AI-genereret tekst kan lyde sikker, uden at den nødvendigvis er korrekt, dækkende eller opdateret. Derfor skal juridisk og skattemæssigt indhold kontrolleres af personer med de nødvendige faglige kompetencer, før det bruges som vejledning.

Kvalitetssikring handler både om fakta og om rammerne for svaret: Hvilket land gælder det? Hvilken periode? Hvilke forudsætninger? Hvad er usikkert eller afhænger af individuelle forhold? En ansvarsfuld tekst viser begrænsningerne frem for at give indtryk af, at ét svar passer til alle.

Fortæl kunden, hvad der er automatiseret

Kunder bør kunne forstå, hvornår de møder automatisering, og hvornår de taler med et menneske. Klarhed skaber realistiske forventninger og gør det lettere at vælge den rette kanal. Hvis en funktion kun hjælper med at finde indhold eller beregne et scenarie, bør den ikke præsenteres som personlig rådgivning.

Hvad betyder det for dig som kunde?

For dig betyder det først og fremmest, at digitale funktioner kan være en hjælp til at orientere dig, men at en konkret sag stadig skal ses i sin sammenhæng. Du kan bruge hjemmesidens oversættelser til at læse information på engelsk, svensk, norsk eller tysk. Du kan også prøve de gratis værktøjer for at få overblik over muligheder og formulere de spørgsmål, du vil have afklaret.

Hvis du har brug for at forstå, hvad en beregning eller generel information betyder for din virksomhed, så spørg. En rådgiver kan undersøge de relevante forhold i stedet for at lade et automatisk resultat stå som sidste ord. Og når du skriver via livechatten, møder du et menneske – ikke en AI-bot.

Du kan gøre samtalen mere effektiv ved at beskrive målet, de relevante lande og de forhold, du allerede kender. Del kun de oplysninger og dokumenter, der er nødvendige, og brug en sikker kanal, når fortrolige materialer skal udveksles. Hvis du er i tvivl om, hvad der bør sendes, så spørg først.

Kort sagt: Brug digitale funktioner til at blive klogere og bedre forberedt. Brug menneskelig rådgivning, når du skal have vurderet din konkrete situation.

Sådan kan du bruge AI i din egen virksomhed

De samme principper kan bruges, uanset om du driver et lille konsulentfirma eller en større virksomhed. Start ikke med spørgsmålet “Hvordan kan vi bruge AI overalt?”. Start med en afgrænset opgave, hvor automatisering kan gøre information mere tilgængelig eller hjælpe medarbejdere med rutinearbejde, uden at den tager ansvar fra de mennesker, der betjener kunderne.

Vælg en lavrisikoopgave. Tænk på generelle tekster, interne skabeloner eller oversættelse af materiale, hvor fejl kan opdages, inden noget offentliggøres. Undgå at begynde med opgaver, hvor et forkert svar kan påvirke kunders rettigheder, økonomi eller personlige oplysninger.

Fastlæg, hvad værktøjet må modtage. Skriv en enkel regel for medarbejderne om, hvilke oplysninger der aldrig må indtastes i offentlige AI-værktøjer. Medtag kundedokumenter, personoplysninger og fortrolige virksomhedsforhold. Gør reglen praktisk og let at følge – ikke kun tilgængelig i et langt policydokument.

Sæt et menneske på kontrollen. Beslut, hvem der gennemgår output, og hvad kontrollen skal omfatte. Det kan være faktatjek, sproglig gennemgang, kontrol af tone eller faglig vurdering. For juridisk og skattemæssigt indhold skal gennemgangen være særlig omhyggelig, og en AI-tekst må ikke behandles som autoritativ kilde.

Vær åben om begrænsninger. Fortæl kunder, hvis en funktion er automatiseret, og gør det tydeligt, hvordan de får fat i et menneske. Sørg for, at automatisering ikke skaber et indtryk af personlig vurdering, når brugeren i virkeligheden får generel information.

Evaluer kvalitet – ikke kun hastighed. Se på, om informationen er forståelig, korrekt og hjælpsom, og om fejl eller misforståelser opstår. Undlad at love tidsbesparelser, før de er dokumenteret i din egen arbejdsgang. Målet bør være bedre service og en ansvarlig proces, ikke blot at bruge en ny teknologi.

Disse trin gør AI til et bevidst hjælpemiddel frem for en genvej uden kontrol. De gør det også lettere for medarbejdere og kunder at forstå, hvor teknologien passer ind, og hvor menneskelig vurdering fortsat er nødvendig.

AI med klare grænser

AI kan bidrage til, at information bliver tilgængelig på flere sprog og hjælpe brugere med at undersøge emner gennem digitale værktøjer. Men en god kundeoplevelse består ikke kun af automatisering. Den kræver også, at brugeren kan få hjælp af et menneske, at fortrolige oplysninger håndteres varsomt, og at fagligt indhold bliver kontrolleret.

Det er den balance, der bør præge brugen af AI: Teknologien kan støtte, men mennesker beslutter. På Adminbox’ hjemmeside er AI-oversættelse til engelsk, svensk, norsk og tysk et konkret eksempel på brugen. De interaktive værktøjer er gratis at bruge, mens konkrete sager håndteres af menneskelige rådgivere. Livechatten er bemandet af rigtige mennesker.

Har du spørgsmål om din situation eller brug for at tale med en rådgiver? Kontakt Adminbox, eller læs mere om rådgivning.

Ofte stillede spørgsmål

Bruger Adminbox AI til at tale med kunder i livechatten?

Nej. Livechatten er bemandet af rigtige mennesker og er ikke en AI-bot. Kunder taler med menneskelige rådgivere om deres sager.

Hvilke AI-relaterede funktioner kan jeg finde på hjemmesiden?

Hjemmesidens indhold oversættes automatisk med AI til engelsk, svensk, norsk og tysk. Derudover tilbyder hjemmesiden gratis interaktive værktøjer, blandt andet beregnere og en selskabsstruktur-bygger.

Kan jeg bruge et værktøjs resultat som personlig juridisk eller skattemæssig rådgivning?

Nej, et interaktivt værktøj er bedst som hjælp til at undersøge muligheder og blive forberedt. Resultater afhænger af de oplysninger og forudsætninger, du indtaster. Få en konkret situation vurderet af en rådgiver, når det er nødvendigt.

Er det sikkert at indsætte kundedokumenter i et offentligt AI-værktøj?

Du bør ikke indtaste følsomme kundedokumenter eller fortrolige oplysninger i offentlige AI-værktøjer. Hvis en virksomhed vil bruge AI med fortrolige data, skal værktøjet og databehandlingen vurderes særskilt, før det tages i brug.

Hvordan kan min virksomhed begynde at bruge AI ansvarligt?

Vælg en afgrænset opgave med lav risiko, fastlæg hvilke oplysninger der ikke må indtastes, og lad et menneske kontrollere resultatet. Vær åben over for kunder om automatisering, og kvalitetssikr især juridisk og skattemæssigt indhold.

Vil du drøfte din konkrete situation med et menneske? Kontakt Adminbox eller læs mere om vores rådgivning.